KMU: Expertenwissen für alle

• Erfolgsfaktor Wissen: Wissensdatenbanken funktionieren auf verschiedenen Kanälen und bieten Vorteile für Prozesse und Mitarbeiter. Wie KMU den internen Umgang mit Wissen optimieren können. Wissen ist eine einzigartige Ressource. Denn sie verbraucht sich nicht, sondern vermehrt sich sogar. Für die meisten Firmen ist das Wissen der Mitarbeiter von großem Wert, wenn nicht gar ihr wertvollstes Kapital. Und der Anteil der wissensintensiven Arbeit wächst in allen Sektoren kontinuierlich. Speziell in KMU geht dieses Know-how allerdings häufig verloren – besonders dann, wenn Schlüsselpersonen ausfallen oder das Unternehmen verlassen. Es fehlen Methoden und Strategien, um Wissen zu sichern, sinnvoll aufzubereiten und für den Geschäftsalltag relevant weiterzugeben. Besondere Kenntnisse wollen gehegt, gepflegt und geschützt werden – mit dem richtigen Wissensmanagement. Der Erfolg von Unternehmen wird zunehmend davon abhängen, wie sehr es gelingt, das vorhandene Wissen zu identifizieren und effektiv umzusetzen.

Wissen sinnvoll aufbereiten

• Noch nie war so viel Wissen verfügbar wie jetzt. Das Problem: Es liegt nicht einfach auf der Straße. Selbst wenn das vorhandene Wissen im Haus bereits leicht zugänglich ist, heißt das nicht, dass Unternehmen einen Überblick darüber haben. Wissen alle Mitarbeiter, wo sie genau die Informationen finden, die sie gerade brauchen? KMU sollten den Umgang mit Wissen nicht dem Zufall überlassen. Das Wissen sollte sinnvoll aufbereitet werden. Beim Wissensmanagement geht es darum, das Expertenwissen des Einzelnen mit dem Wissen anderer zu verknüpfen. Diese Umsetzung ist ein dauerhafter Prozess. Vor allem zu Beginn, bei der Einführung, ist einiges an Zeit und Ausdauer zu investieren.

Das verborgene Wissen heben

• Eine Wissensdatenbank unterstützt Unternehmen dabei, das Wissen von Beschäftigten zu speichern, zu strukturieren, zu vernetzen und zugänglich zu machen. Als Teil des Wissensmanagements dient eine Wissensdatenbank dazu, das implizite Wissen (Erfahrungswissen) zu explizitem Wissen (dokumentiertem Wissen) zu machen.

  • Explizites Wissen umfasst reproduzierbare Fakten, Informationen und Daten. Es steht bereits in Form von Akten, Dokumenten, Verzeichnissen oder Bibliotheken zur Verfügung und ist mehr oder weniger frei zugänglich. Beispiele dafür sind Arbeitsanweisungen oder Berichte.
  • Implizites Wissen umfasst persönliche Erfahrungswerte und ist somit im Mitarbeiter vorhanden und verankert, quasi verborgenes Wissen. Der Erfahrungsschatz, Wertvorstellungen sowie Denk- und Verhaltensmuster der Einzelperson spielen dabei eine elementare Rolle. Implizites Wissen ist aktionsorientiert. Von ihm hängt ab, wie mit Situationen umgegangen wird.
  Es gibt jedoch kein Patentrezept dafür, wie man implizites Wissen am besten in explizites umsetzt und somit breit nützen kann. Zwei Möglichkeiten:
  • Ein Wissenstransfer zwischen einem ausscheidenden Mitarbeiter und seinem Nachfolger anhand eines Leitfadens mit strukturierten Fragen, um das Wissen weiterzuvermitteln und in einer Wissensdatenbank zu speichern.
  • Die Erkenntnisse aus einer Reklamation in eine Wissensdatenbank einarbeiten, um den Standard im Unternehmen auszubauen, sodass sich Fehler nicht wiederholen.

So viel wie nötig, so kurz wie möglich

• Das grundlegende Motto, um eine effektive Wissensdatenbank aufzubauen, lautet: So viel wie nötig, so kurz wie möglich. Mitarbeiter sollen sich nicht durch seitenlange Dokumente kämpfen müssen. Wichtiges Wissen sollte auf einen Blick erfasst werden können. Eine Wissensdatenbank braucht eine klare Struktur. Kategorien müssen verständlich abgegrenzt sein. Sonst kann es passieren, dass Beiträge allen Themen zugeordnet werden. Es lohnt sich, beim Start nicht gleich alle Informationen und Fakten einzugeben. Unternehmen sollten konkrete Ziele für die Wissensdatenbank festlegen. Soll die Einarbeitungszeit für neue Beschäftigte verkürzt werden? Sollen Kundenanfragen schneller beantwortet werden können? Der Aufbau einer Wissensdatenbank ist jedoch nicht bloß eine einmalige Aufgabe, sie muss kontinuierlich verbessert werden. Auch, weil Wissen sich ständig verändert. Entsprechend schnell veralten auch Informationen in einer Wissensdatenbank.

Bausteine, um Wissen im Unternehmen zu sichern

• • Strategie entwickeln: Welchen Stellenwert hat Wissen im Unternehmen? Auf der entsprechenden Antwort wird die Strategie für den Umgang mit Wissen aufgebaut.
  • Wissen definieren: Welches Wissen im Unternehmen ist überhaupt „wertvoll“? Wichtiges Wissen zu definieren kann über Kompetenzprofile der Mitarbeiter – vor allem von Schlüsselpersonen, die über wichtiges Fach- und Erfahrungswissen verfügen – erfolgen.
  • Silos aufbrechen: Erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen kennt keine Silos, sei es zwischen Abteilungen oder über Hierarchien hinweg. Jeder sollte die Möglichkeit haben, an relevanten Erfahrungen teilhaben zu können. 
  • Freiräume geben: Mitarbeiter, die ihr Wissen teilen, brauchen dafür Zeit. Sie sollen auch entsprechende Wertschätzung dafür erhalten, beispielsweise mittels Bonussystem. 
  • Offene Unternehmenskultur: Sie schafft die Basis, um das Wissen innerhalb des Unternehmens zu vermitteln und das Lernen voranzubringen. Interdisziplinär besetzte Teams und ein innovationsförderndes Klima wirken sich ebenfalls positiv aus.
  • Wissen hinterfragen: Zum Wissensmanagement gehört, das Wissen kontinuierlich zu hinterfragen und weiterzuentwickeln. Wie kann die Wissensarbeit, beispielsweise in der Organisation, Abstimmung oder Meeting-Kultur, effizienter gestaltet werden? Eine wichtige Basis für ein erfolgreiches Wissensmanagement ist die Fähigkeit, aus Fehlern zu lernen.

• Weiterführende Links

  • Wissensdatenbanken aufbauen
  • Warum gezieltes Wissensmanagement für KMU wichtig ist
  • Wissensmanagement für KMU praktisch

• Fotocredit: AdobeStock/Tadamichi